En una palabra: coordinación. En la Casa Blanca del presidente Bush, la planificación de un evento como la gira de empleos del presidente Obama habría comenzado hace meses. La idea de un evento probablemente vendría de uno de los equipos de políticas del Presidente, dependiendo de cuál fuera el tema del día (a menos que fuera un evento preprogramado como una graduación o una recaudación de fondos). A partir de ahí, la idea probablemente iría a un sr. reunión del personal para aprobar y decidir la ubicación y el formato aproximado del evento.
Con los detalles preliminares del evento decididos, generalmente se enviaría un equipo previo al avance con un par de meses de anticipación compuesto por representantes del personal de la Casa Blanca, el Servicio Secreto de los Estados Unidos, la Oficina Militar de la Casa Blanca (manejo de comunicaciones, avance de Marine One, Air Force One avance, etc.). Su misión en este primer viaje fue cerrar una ubicación, mirar el aeropuerto y las opciones de seguridad, y posiblemente reunirse con los planificadores de eventos locales (dependiendo del secreto del evento). Desde este punto, la planificación del evento aceleró.
Los formuladores de políticas comenzarían a determinar las iniciativas de políticas que se abordarían en el evento. Esto se pasaría a los redactores de discursos para comenzar a redactar el discurso. La oficina de prensa y la oficina de avance de prensa determinarían la cobertura de prensa adecuada para el evento y el momento adecuado para anunciar el evento. La oficina de avance comenzaría a construir sus equipos de avance para el viaje. Dependiendo del tipo de evento, la Oficina de Enlace Público o la Oficina de Asuntos Políticos comenzaron a generar multitudes y a confirmar oradores adicionales, invitados y el formato general del evento.
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Aproximadamente 7-10 días antes del evento (a menudo mucho más tiempo para viajes al extranjero) el equipo avanzado llegaría a la ubicación del evento. Del lado de la Casa Blanca, esto estaba compuesto por un líder de personal, un líder de prensa, un miembro del personal de producción de comunicaciones de la Casa Blanca, varios miembros adelantados de “sitio” y “sitio de prensa” (dependiendo del tamaño y número de eventos) y un prensa gestor de viajes. El líder del personal fue responsable de todo, desde el momento en que Air Force One aterrizó hasta el momento en que se hizo girar. Él / Ella manejó toda la coordinación entre el personal de la Casa Blanca en el sitio, los empleados en Washington, el USSS, WHMO, etc. El jefe de prensa fue responsable de cada componente de prensa del viaje (la prensa viaja con el presidente a todas partes va, literalmente a todas partes) y se coordinaría con el Cuerpo de Prensa de la Casa Blanca, la Oficina de Prensa de la Casa Blanca y la Oficina de Viajes. El personal de producción se coordinaría con la oficina de prensa y los vendedores para construir la puesta en escena, la iluminación, etc. Los sitios serían responsables de eventos específicos o si solo un evento estuviera en el programa diferentes componentes del evento (si era una noche Quédese, esto se vuelve mucho más complicado y generalmente había personas adicionales en el sitio para manejar el hotel, la caravana, etc.). Por último, el gerente de viajes manejó todo el transporte de prensa, comida, espacio de archivo, hoteles, etc. USSS y WHMO se coordinarían con las autoridades locales y manejarían toda la seguridad, comunicaciones, transporte, etc.
Todos los días previos al evento había una videoconferencia con el personal de la Casa Blanca en Washington y el equipo de Advance en el lugar del evento donde correríamos a través de cada paso del viaje del presidente (a menudo con diagramas y horarios línea por línea en 5 incrementos de minutos). El personal de Washington en la llamada se llamaba “Grupo de Trabajo” y estaría compuesto por todos los componentes de la Oficina de la Casa Blanca: prensa, programación, avance, política, oficina del jefe de personal, redacción de discursos, enlace público, asuntos políticos, etc. Todos tendrían aportes y necesitarían aprobar la parte específica del evento que se les aplicó. A menudo, los cambios en el evento y el horario se realizarían minutos antes de que comenzara el evento. Sin embargo, generalmente y con suerte, el evento se cerraría oficialmente uno o dos días antes del evento y solo se tendrían que hacer cambios menores. En el grupo de trabajo, se confirmó la cobertura de prensa, se confirmaron las listas de invitados y los asistentes, se confirmaron las interacciones del presidente con los invitados y su otro movimiento (visitas, sesiones informativas, etc.). Además, el personal avanzado tendría una reunión diaria de “cuenta regresiva” con todos los equipos avanzados en el sitio (USSS, WHMO, etc.) para asegurarse de que todos estuvieran en la misma página.
Finalmente llegó el día del evento, conocido como “Día del juego” de antemano hablar. Se hicieron todos los preparativos finales. El Presidente recibió el horario del día y sus ayudas de viaje fueron preparadas para responder cualquier pregunta que pudiera tener, tanto logística como política. Una vez que Air Force One fue derribado, el presidente fue llevado a sus eventos programados. Para asegurarse de que cualquier problema que surgiera se solucionara rápidamente, muchos de los empleados se comunicarían a través de radios seguras (similares a las que usa el USSS). Además, cada miembro del personal del viaje tenía una copia del horario para asegurarse de que no se quedaran atrás. A veces se mencionaba en “La Biblia”. Toda esta intensa planificación y coordinación condujo a lo que generalmente era un evento perfectamente ejecutado.
Nota: un viaje internacional es exponencialmente más complicado e involucra literalmente a cientos de empleados, seguridad, etc.
Lo que hace que la planificación de eventos presidenciales sea más sorprendente es el hecho de que esto sucede todos los días. Siempre hay múltiples equipos avanzados en el camino y grupos de empleados en Washington que planean el próximo evento o escriben el próximo discurso. Es un ciclo interminable.